Manajemen : Mengelola Secara Efektif

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Manajemen melibatkan pemanfaatan sember daya manusia dan berbagai sumber daya lainnya (misalnya mesin) dengan cara yang paling baik guna mencapai rencana dan tujuan perusahaan. Menurut ystem yang baru-baru ini dialukakan oleh Shareholder Surveys, pemegang saham memandang manajemen dan visi jangka panjang yang baik adalah dua karakteristk yang paling penting dari sebuah perusahaan. Kita lihat situasi yang dihadapi oleh Zycles Company, yang memproduksi dan menjual sepeda motor.

Keputusan-keputusan mengenai tingkatan-tingkatan manajemen yang dibutuhkan akan mempengaruhi beban menjalankan bisnis perusahaan. Keputusan mengenai fungsi dibutuhkan untuk memastikan bahwa manajer dapat menyelesaikan seluruh pekerjaan yang diminta. Keputusan mengenai keahlian manajer dibutuhkan untuk memastikan bahwa manajer mempu menyelesaikan seluruh pekerjaan yang diperlukan. Keputusan mengenal bagaimana manajer sebaiknya menggunakan waktunya dibutuhkan untuk dapat sebisa mungkin memanfaatkan tenaga manajer tersebut sehingga perusahaan tidak perlu merekrut terlalu banyak manajer.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis mengatasi masalah pada:

a.         Apa saja tingkatan-tingkatan manajemen?

b.         Apa fungsi-fungsi manajer?

c.         Apa keahlian manajerial?

d.        Bagaimana manajer mengelola waktu?

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Tingkatan-tingkatan Manajemen

Para karyawan yang bertanggung jawab dalam mengelola karyawan atau sumber daya yang lain akan bertindak selaku manajer, meskipun jabatan resmi mereka berbeda. Fungsi manajer akan berbeda-beda sesuai dengan masing-masing tingkatannya dalam perusahaan.

a.         Manajemen puncak [tingkat atas] (top [high-level] management) meliputi jabatan-jabatan seperti misalnya, presiden, direktur utama (yang biasanya juga bertindak selaku presiden), direktur keuangan dan wakil presiden. Para manajer ini melakukan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan tujuan jangka panjang perusahaan (seperti misalnya tiga hingga lima tahun kedepan).

b.         Manajemen tingkat menengah  (middle management) sering kali bertanggung jawab atas keputusan-keputusan jangka pendek perusahaan, karena manajer-manajer ini lebih dekat dengan proses produksi. Manajemen tinkgat menengah bertugas memecahkan masalah dan mencari metode-metode baru untuk meningkatkan kinerja. Manajemen tingkat menengah meliputi posisi-posisi seperti misalnya manajer regional dan manajer pabrik.

c.         Manajer supervisor [tingkat pertama] (supervisory [firs-line] management) biasanya sangat terlibat dengan para karyawan yang melakukan proses produksi sehari-hari. Para supervisor berhubungan dengan masalah-masalah seperti contohnya absensi pekerja dan keluhan-keluhan pelanggan. Manajemen supervisor meliputi posisi-posisi seperti misalnya manajer akun dan manajer kantor.

2.2 Fungsi-fungsi Manajer

Kebanyakan fungsi manajer dapat diklasifikasikan ke dalam salah satu kelompok berikut ini :

e.         ngka pendek ah Perencanaan

f.          Pengorganisasian

g.         Kepemimpinan

h.         Pengendalian

a.        Perencanaan

Fungsi perencanaan (palnning) mencerminkan persiapan yang dilakukan oleh perusahaan untuk menghadapi kondisi-kondisi bisnis di masa mendatang. Sebagai langkah pertama dalam proses perencanaan, perusahaan akan membuat pernyataan misi (mission statement) yang akan menjabarkan tujuan utamanya. Sebagai contoh, berikut adalah pernyataan misi dari Bristol-Myers Squibb:

“Misi Bristol-Myers Squibb adalah untuk memperpanjang dan meningkatkan kehidupan manusia dan memberikan produk-produk perawatan kesehatan dan tubuh dengan mutu tertinggi.”

Kebanyakan pernyataan misi bersifat umum, seperti pernyataan misi Bristol-Myers Squibb. Misi dari General Motors adalah untuk menjadi pemimpin global produk-produk transportasi, dan misi dari Ford Motor Company adalah untuk menjadi perusahaan konsumen terdepan di dunia yang menyediakan produk-produk dan jasa otomotif.

ü  Rencana strategis

Rencana srategis mengidentifikasikan yste bisnis utama perusahaan untuk periode jangka panjang. Rencana strategis lebih terinci daripada pernyataan misi dan secara umum menguraikan bagaimana cara mencapai misi perusahaan. Sebagai contoh, jika misi sebuah perusahaan adalah untuk menghasilkan produk-produk computer yang bermutu, maka rencana strategisnya dapat menyebutkan jenis-jenis produk komputer tertentu yang akan diproduksi dan cara bagaimana mereka akan dijual (gerai ritel, intenet dan lain-lain).

ü  Perencanaan taktis

Manajer puncak dan manajer tingkat menengah juga terlibat dalam perencanaan taktis (tactical palnning), atau rencana-rencana skala kecil (di atas satu atau dua tahun) yang konsisten dengan rencana strategi (jangka panjang) perusahaan. Perencanaan taktis biasanya berfokus pada periode jangka pendek, seperti misalnya tahun depan atau sekitar itu. Untuk mengembangkan rencana taktis mereka, para manajer AT&T dan perusahaan-perusahaan lain akan menilai kondisi perekonomian, permintaan umum akan berbagai produk tingkat persaingan di antara perusahaan yang memproduksi produk tersebut dan perubahan-perubahan teknologi. Mereka menggunakan visi mereka untuk memaanfaatkan peluang-peluang di mana mereka memiliki keunggulan di atas perusahaan-perusahaan yang lain dalam ystem. Jika rencana strategis sebuah perusahaan adalah meningkatkan pangsa pasarnya sebesar 20 persen, rencana taktis dapat berfokus pada peningkatan penjualan di wilayah-wilayah khusus yang memiliki persaingan lebih sedikit. Seiring dengan berlalunya waktu, akan dilakukan tambahan perencanaan takstis sesuai dengan rencana strategis perusahaan.

ü  Perencanaan operasional

Bentuk perencanaan lain, yang disebut dengan perencanaan operasional (operational planning), akan menentukan metode-metode yang akan digunakan dalam waktu dekat nanti (misalnya tahun depan) untuk mencapai rencana-rencana taktis. Melanjutkan contoh kita tentang sebuah perusahaan yang rencana taktisnya adalah untuk meningkatkan penjualan, rencana operasional dapat menyebutkan cara-cara bagaimana perusahaan tersebut bisa meningkatkan penjualan Jadi, rencana operasional dapat menyebutkan adanya kenaikan jumlah dana yang dialokasikan untuk iklan dan perekrutan tenaga penjualan tambahan.

Tujuan perencanaan operasional sedikit banyak tergantung pada tujuan jangka panjang perusahaan. Sebagai contoh, manajer puncak perusahaan dapat membuat tujuan pertumbuhan penjualan tahunan sebesar 12 persen selama beberapa tahun ke depan. Tenaga penjualan tahunan perusahaan dapat diminta untuk berusaha memperoleh kenaikan total penjualan sebesat 1 persen per bulan sepanjang tahun depan. Tujuan bulan ke bulan mereka akan distruktur  berdasarkan tujuan jangka panjang yang dibuat oleh manajemen puncak.

Ketika perusahaan melakukan perencanaan operasional, mereka harus mengikuti kebijakan-kebijakan (policies) yang telah mereka buat, atau panduan mengenai bagaimana pekerjaan tersebut sebaiknya dilaksanakan. Sebagai contoh, suatu kebijakan perekrutan karyawan meminta adanya proses-proses khusus yang harus diikuti. Kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan akan memastikan bahwa seluruh karyawan melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu dengan cara yang serupa. Kebijakan-kebijakan tersebut dimaksudkan untuk mencegah karyawan melakukan pekerjaannya dengan cara yang tidak efisien, berbahaya atau ystem.

Kebanyakan kebijakan mengandung prosedur (procedure), atau langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengimplementasikan suatu kebijakan. Sebagai contoh, suatu kebjakan prekrutan dapat menentukan bahwa iklan akan dipasang di surat kabar local selama sekian hari dan iklan tersebut mengungkapkan ystem yang diminta untuk pekerjaan tersebut. Prosedur-prosedur tersebut dimaksudkan untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan, seperti misalnya manajer merekrut seorang teman atau keluarga yang sebenarnya tidak memenuhi persyaratan untuk pekerjaan tersebut. Tanpa adanya prosedur, para manajer dapat mengambil keputusan-keputusan yang bertentangan dengan tujuan perusahaan.

Sebagai contoh lain, perusahaan dapat mengimplementasikan prosedur mengenai perjalanan udara untuk memastikan bahwa karyawan menggunakan penerbangan yang memiliki harga ystem rendah dan terbang dengan kelas dua. Prosedur-prosedur seperti ini dimaksudkan untuk mencegah manajer menimbulkan beban-beban perjalanan yang berlebihan.

ü  Perencanaan kontinjensi

Beberapa rencana perusahaan mungkin tidak dapat difnalisasi sampai kondisi-kondisi bisnis tertentu terpenuhi. Karena ystem ini, perusahaan akan menggunakan perencanaan kontinjensi (contingency planning); yaitu perusahaan membuat rencana-rencana ysteming untuk berbagai kemungkinan kondisi bisnis yang terjadi. Implementasi rencana itu akan tergantung pada kondisi bisnis yang terjadi. Sebagai contoh, sebuah perusahaan yang memproduksi peralatan olahraga dapat berencana untuk meningkatkan produksi rollerblade-nya sebagai respons atas permintaan yang terjadi akhir-akhir ini. Namun, pada waktu yang bersamaan, perusahaan dapat membuat rencana ysteming untuk menggunakan sumber dayanya memproduksi peralatan yang lain sebagai ganti dari rollerblade jika permintaan akan rollerblade-nya ternyata jauh lebih tinggi dari yang diperkirakan sebelumnya.

Beberapa perencanaan kontinjensi dilakukan untuk mempersiapkan perusahaan menghadapi kemungkinan krisis yang dapat terjadi. Sebagai contoh, maskapai penerbangan dapat membuat rencana kontinjensi sebagai antisipasi atas berbagai masalah yang mungkin terjadi.

b.        Pengorganisasian

Fungsi pengorganisasian (organizing) meliputi organisasi karyawan dan sumber daya-sumber daya lainnya melalui cara yang konsisten dengan tujuan perusahaan. Setelah tujuan perusahaan dibuat (dari fungsi perencanaan), sumber daya akan diperoleh dan dikelola untuk mencapai tujuan tersebut. Sebagai contoh, para karyawan Daimler-Chrysler diorganisasian dalam lini-lini perakitan untuk memproduksi mobil atau truk dengan cara yang konsisten dengan tujuan perusahaan.

Fungsi pegorganisasian terjadi secara kontinu pada sepanjang hidup perusahaan. Fungsi ini khususnya memiliki arti penting bagi perusahaan yang sering melakukan restrukturisasi atas operasinya. Perubahan-perubahan organisasional seperti misalnya penciptaan jabatan baru atau promosi seorang karyawan dapat sering dilakukan revisi pada alokasi pekerjaan karyawan yang jabatannya tidak berubah.

Untuk menggambarkan betapa pentingya arti fungsi pengorganisasian, kita lihat sebuah perusahaan konstruksi yang membangun perumahan. Kontraktor umum ini memberikan tugas kepada para karyawannya. Dari pekerjaan pembuatan fondasi hingga pengecetan, sebagian besar tugas harus diselesaikan dalam urutan tertentu. Karena seluruh tugas tidak dapat diselesaikan secara bersamaan, para pekerja kontraktor akan bekerja pada beberapa rumah yang berbeda. Dengan cara ini, karyawan dapat menerapkan keahlian khusus mereka (seperti misalnya pengecetan, listrik, dan seterusnya) pada rumah-rumah yang berada pada tahapan konstruksi yang tepat.

c.         Kepemimpinan

Fungsi kepemimpinan (leading) adalah proses mempengaruhi kebiasaan-kebiasaan orang lain demi mencapai tujuan bersama. Proses ini dapat meliputi komunikasi mengenai pekerjaan yang diberikan kepada karyawan dan kemungkinan metode-metode yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan penugasan-penugasan tesebut. Kepemimpinan juga dapat meliputi bertindak selaku tokoh panutan bagi para karyawan. Kepemimpinan seharusnya dilakukan dengan cara yang konsisten dengan cara strategis perusahaan.

Fungsi kepemimpinan tidak hanya berhubungan dengan instruksi-instruksi mengenai bagaimana menyelesaikan suatu pekerjaan, namun juga insentif untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut secara benar dan cepat. Beberapa bentuk kepemimpinan dapat membantu memotivasi para karyawan. Salah satu metode adalah mendelegasikan wewenang dengan memberikan tanggung jawab dapat mendorong karyawan untuk lebih membanggakan pekerjaan dan meningkatkan harga diri mereka. Jika karyawan lebih aktif terlibat dalam proses produksi dan diperkenankan untuk mengungkapkan pandangan-pandangannya, maka banyak masalah akan dapat diselesaikan dengan lebih mudah. Manajer yang memperkenankan umpan balik dari karyawan kemungkinan dapat mencegah timbulnya konlik yang terjadi antara manajemen dan karyawan, atau bahkan konflik di antara para karyawan. Sejauh fungsi kepemimpinan dapat meningkatkan kinerja para karyawan,maka ia akan dapat meningkatkan kinerja para karyawan, maka ia akan dapat meningkatkan pula kinerja perusahaan.

Agar para manajer dapat menjadi pemimpin-pemimpin yang efektif, mereka perlu memiliki inisiatif , yaitu kemauan untuk mengambil tindakan. Manajer yang memiliki banyak keahlian namun kurang memiliki inisiatif dapat menjadi tida begitu efektif. Beberapa orang menajer yang menyadari adanya kebutuhan untuk melakukan perubahan tidak bersedia untuk mengambil tindakan karena hal tersebut membutuhkan lebih banyak tenaga daripada membiarkan situasi tetap berlansug apa adanya dan perubahan juga dapat mengecewakan beberapa karyawan

Gaya kepemimpinan, meskipun semu manajer memiliki gaya kepemimpinan mereka masing-masing, gaya-gaya tersebut biasanya dapat diklasifikasikan menjadi autokrasi, bebas kendali atau partisipatif. Manajer yang menggunakan gaya kepemimpinan autokrasi tetap mempertahankan wewenang penuh dalam pengambilan keputusan. Manajer yang menggunakan gaya manajemen bebas kendali mendelegasikan sebagian besar wewnangnya kepada para karyawan. Manajer yang menggunakan gaya kepemimpinan partisipatif atau disebut juga demokratis, para pemimpin menerima beberapa masukan karyawan namun biasanya menggunakan wewenang yang mereka miliki untuk mengambil keputusan.

d.        Pengendalian

Fungsi pengendalian (ysteming) melibatkan pengawasan dan evaluasi pekerjaan. Untuk mengevaluasi pekerjaan, manajer sebaiknya mengukur  kinerja sebagai perbandingan dengan standard an ekspektasi yang telah mereka tentukan. Jadi, fungsi pengendalian akan menilai apakah rencana-rencana yang dibuat dalam fungsi perencanaan telah tercapai. Standar dapat diterapkan pada volume dan biaya produksi, volume penjualan, laba dan beberapa variabel lainnya yang digunakan untuk mengukur kinerja sebuah perusahaan. Fungsi pengendalian memungkinkan dilakukannya evaluasi secara kontinu sehingg perusahaan dapat memastikan bahwa ia telah mengikuti arah yang diinginkan untuk mencapai rencan strategisnya.

Pengendalian oleh investor. Tata kelola perusahaan (corporate governance) melibatkan pengawasan atau tata kelola oleh manajemen peruasahaan. Manajer puncak secara tidak langsung dikendalikan oleh proses tata kelola perusahaan. Investor dari perusahaan terbuka mencoba untuk memastikan bahwa para manajer membuat keputusan-keputusan yang efektif yang akan memaksimalkan kinerj dan nilai perusahaan. Investor memiliki pengaruh atas manajemen karena mereka dapat menyampaikan keluhan kepada dewan direksi atau kepada para eksekutif jika manajer membuat keputusan yang buruk. Dewan dan para eksekutif khususnya berkepentingan dengan pemenuhan kepuasan investor institusional yang memiliki sejumlah besar saham perusahaan karena jika investor tersebut menjual seluruh kepemilikannya, maka dapat terjadi penurunan harga saham yang cukup ystem.

Pengendalian atas pelaporan. Tujuan lain dari proses pengendalian adalah untuk memastikan pelaporan yang akurat dalam perusahaan. Investor dari perusahaan terbuka mencoba untuk memiliki kendali atas manajemen sebuah perusahaan dengan meninjau laporan keuangan yang diterbitkan secara triwulan oleh perusahaan. Selama beberapa tahun terakhir, beberapa perusahaan terbuka telah menggunakan prosedur-prosedur pelaporan yang secara sengaja membesar-besarkan pendapatan atau laba selama jangka waktu tertentu. Pelaporan yang tidak akurat seperti ini dapat menyesatkan investor yang mencoba untuk mengawasi manajemen perusahaan dengan membuat manajemen terlihat lebih baik daripada kondisi yang sebenarnya. Konsekuensinya, investor dapat terlalu tinggi menilai perusahaan dan akibatnya membayar terlalu banyak untuk sahamnya. Selain itu, para eksekutif yang memiliki saham perusahaan dapat menjual saham mereka dengan harga yang tinggi kepada investor yang mendapat informasi yang salah akan laba perusahaan.

2.3 Keahlian Manajerial

Untuk dapat bekerja dengan baik, manajer mengandalkan empat jenis keahlian:

a.         Keahlian konseptual

b.         Keahlian interpersonal

c.         Keahlian teknis

d.        Keahlian pengambilan keputusan

a.        Keahlian konseptual

Manajer dengan keahlian konseptual (conceptual skill) yang disebut juga sebagai keahlian analitis yaitu kemampuan untuk memahami hubungan yang terdapat di antara berbagai pekerjaan dalam sebuah perusahaan. Mereka dapat melihat bagaimana seluruh potongan cocok satu sama lain. Sebagai contoh, manajer-manajer puncak Motorola memahami bagaimana hubungan proses produksi dengan fungsi-fungsi pemasaran dan keuangan. Yang mereka tekankan bukanlah pada bagaiman menerapkan metode seteliti mungkin dalam mencapai setiap pekerjaan, namun pada pemahaman secara umum mengenai operasi perusahaan. Hal ini memungkinkan mereka mengantisipasi potensi-potensi masalah yang dapat terjadi jika, misalnya, pabrik produksi mengalami kekurangan. Manajer membutuhkan keahlian konseptual dalam melakukan penyesuaian ketika masalah-masalah seperti itu terjadi. Manajer dengan keahlian konseptual yang baik memiliki strategi-strategi cadangan ketika terjadi masalah dalam proses produksi. Strategi seperti itu memungkinkan perusahaan terus dapat menggunakan sumber day-sumber daya yang dimilikinya secara efektif.

Keahlian konseptual umumnya digunakan oleh manajer puncak dan manajer tingkat menengah yang tidak terlibat secara langsung dalam proses perakitan produksi. Keahlian ini diperlukan untuk dapat secara langsung dalam proses perakitan produksi. Keahlian ini diperlukan untuk dapat secara optimal memanfaatkan karyawan dan sumber daya-sumber daya lainnya dengan cara yang dapat mencapai tujuan perusahaan. Manajer dengan keahlian konseptual yang baik cenderung kretif dan bersedia untuk memeprtimbangkan berbagai macam metode dalam mencapai tujuannya.

b.        Keahlian interpersonal

Hampir seluruh manajer melakukan pekerjaan yang membutuhkan keahlian interpersonal (interpersonal skill) yang baik yang diebut juga sebagai keahlian berkomunikasi yaitu keahlian yang dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan pelanggan dan karyawan.

Berkomunikasi dengan pelanggan. Banyak manajer harus melakukan komunikasi dengan pelanggan untuk memastikan tercapainya kepuasan. Mereka mendengarkan keluhan-keluhan pelanggan dan mencoba untuk memberikan respons dengan cara yang dapat diterima. Mereka juga dapat membawa keluhan-keluhan lain untuk menjadi perhatian manajemen puncak. Manajer yang memiliki keahlian interpersonal yang kurang baik bisa jadi mengabaikan keluhan-keluhan pelanggan. Akibatnya, masalah dapat tidak diketahui hingga pada akhirnya banyak pelanggan yang merasa tidak puas berhenti membeli produk perusahaan. Pada saat itu, mungkin sudah terlambat jika perusahaan ingin meraih kembali kepercayaan para pelanggannya.

Berkomunikasi dengan karyawan. Manajer membutuhkan keahlian interpersonal yang baik ketika berkomunikasi dengan karyawan. Mereka harus secara jelas mengomunikasikan penugasan kepada karyawan. Mereka harus secara jelas mengomunikasikan penguasaan kepada karyawan dan harus berkomunikasi dengan karyawan yang telah membuat kesalahan dalam pekerjaan sehingga mereka dapat dikoreksi. Selain itu, manajer harus mendengarkan keluhan-keluhan dari karyawan dan mencoba untuk mengatasi masalah yang mereka hadapi.

c.         Keahlian teknis

Manajer membutuhkan keahlian teknis (technical skill) untuk memahami jenis-jenis pekerjaan yang mereka nkelola. Manajer yang lebih dekat dengan proses produksi actual akan lebih sering menggunakan keahlian teknis mereka daripada manajer tingkat yang lebih tinggi. Sebagai contoh, para menajer tingkat pertama dari jalur perakitan sebuah perusahaan pembuat komputer harus mengetahui bagaiman komponen-komponen komputer dirakit. Pemahaman teknis merupakan suatu hal yang penting bagi seluruh manajer yang megevaluasi ide-ide produk baru atau terlibat dalam pemecahan masalah.

Banyak perusahaan menggunakan teknologi untuk membantu manajer-manajernya meningkatkan keahlian teknis mereka. Perusahaan memberikan informasi online yang dapat diakses oleh manajer dari mana saja. Beberapa perusahaan telah membuat jaringan dimana para manajer dapat berkolaborasi untuk meningkatkan dan mengembangkan keahlian-keahlian yang mereka miliki. Jaringan seperti itu akan mengurangi anggaran pelatihan dan perjalanan karena manajer tersebut tidak perlu lagi melakukan perjalanan dinas untuk menghadiri seminar-seminar pelatihan.

d.        Keahlian mengambil keputusan

Manajer membutuhkan keahlian mengambil keputusan (decision-making skill) sehingga mereka dapat menggunakan informasi yang ada untuk menentukan bagaiman sumber daya perusahaan sebaiknya dialokasikan. Jenis-jenis keputusan yang diambil oleh para manajer akan berbeda-beda tergantung dai posisinya.

Berikut ini adalah beberapa keputusan umum yang berkaitan dengan pemanfaatan sumber daya perusahaan:

ü  Apakah sebaiknya merekrut karyawan yang lebih banyak?

ü  Apakah sebaiknya membeli mesin yang lebih banyak?

ü  Apakah sebaiknya membangun sebuah fasilitas baru?

ü  Apakah sebainya operasi lini perakitan direvisi?

ü  Apakah sebaiknya memesan lebih banyak persediaan?

ü  Apakah sebaiknya gaji disesuaikan?

Keputusan-keputusan di atas mempengaruhi pendapatan maupun beban operasi perusahaan dan akibatnya akan mempengaruhi laba. Manajer yang melakukan pengambilan keputusan dengan tepat dapat meningkatkan laba perusahaan sehingga meningkatkan pula nilainya.

Langkah-langkah pengambilan keputusan. Proses pengambilan keputusan melibatan beberapa tahapan yang speseifik. Pertama, setiap kemungkinan keputusan yang konsisten dengan rencana strategis perusahaan sebaiknya diidenifikasikan. Kemudian, dilanjutkan dengan mengumpulkan informasi-informasi yangrelevan dengan setiap kemungkinan keputusan akan dapat diperkirakan. Dari perkiraan-perkiaraan ini, satu orang atau lebih manajer dapat  mengambil dan mengimplementasikan keputusan terbaik. Seiring dengan berlalunya waktu, keputusan ini sebaiknya dievaluasi untuk melihat apakah perlu dilakukan perubahan.

2.4 Bagaimana Manajer Mengelola Waktu

Manajer memiliki jumlah waktu yang terbatas untuk dihabiskan mengelola berbagai sumber daya yang mereka miliki. Oleh karena itu, mereka menggunakan manajemen waktu (time management), yang mengacu pada cara bagaiman manajer mengalokasikan waktu mereka ketika mengelola berbagai pekerjaan. Meskipu tidak ada rumusan tunggal yang sempurna untuk menggunakan waktu secara efisien, berikut adalah panduan-panduan yang sebaiknya diikuti:

a.         Menyusun prioritas dengan tepat.

b.         Menjadwalkan interval waktu yang panjang untuk pekerjaan-pekerjaan penting.

c.         Meminimalisasi gangguan.

d.        Membuat tujuan-tujuan jangka pendek

e.         Mendelegasikan sebagian pekerjaan kepada karyawan.

a.        Menyusun Prioritas Dengan Tepat

Salah satu ystem utama di balik masalah manajemen waktu adalah bahwa manajer melupakan peran yang mereka miliki. Tanggung jawab seorang manajer penjual wilayah yaitu:

ü  Memecahkan setiap masalah yang terjadi pada pesanan penjualan yang ada

ü  Menjamu klien-klien baru.

Manajer penjualan tersebut dapat mengalokasikan teralalu banyak waktu untuk menjamu klien karena pekerjaan tersebut lebih menyenangkan. Akibatnya, masalah-masalah yang berhubungan dengan pesanan penjualan dapat terus menumpuk. Manajmen waktu adalah masalah prioritas. Manajer yang menyusun prioritas menurut apa yang terbaik bagi perusahaan, daripada menurut apa yang lebih mereka sukai, akan lebih sukses.

b.        Menjadwalkan Interval Waktu yang Panjang untuk Pekerjaan pekerjaan Penting.

Manajer mungkin dapat menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan penting secara efisien dengan menjadwalkan interval-interval waktu yang panjang (blok) untuk memusatkan diri pada pekerjaan-pekerjaan tersebut. Dalam setiap blok, manajer dapat memusatkan seluruh perhatian mereka pada pekerjaan-pekerjaan penting. Secara umum, akan lebih banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan untuk satu proyek besar jika dikerjakan dalam satu interval waktu selama tiga jam daripada dalam tiga interval waktu selama satu jam yang terpisah dan tersebar dalam satu hari atau satu minggu. Ketika menggunakan interval waktu yang singkat, manajer akan membuang-buang waktu mengingat kembali hal-hal yang dipermasalahkan dan kemungkinan-kemungkinan pemecahannya. Mereka akan lebih efisien jika dapat memusatkan perhatian pada masalah dalam interval yang lebih panjang.

Strategi terbaik untuk suatu pekerjaan yang membutuhkan lebih dari satu hari kerja yaitu dengan sepenuhnya memusatkan perhatian pada pekerjaan tersebut sampai selesai. Pertemuan-pertemuan singkat yang harus dipenuhi selama hari tersebut dan juga tidak berhubungan dengan pekerjaan penting sebaiknya dikonsolidasikan sehingga mereka tidak terus-menerus menggangu waktu yang dialokasikan untuk pekerjaan yang lebih penting.

c.         Meminimalisasi Gangguan

Hampir seluruh manajer menghadapi gangguan di sepanjang hari kerja normal mereka. Beberapa masalah membutuhkan perhatian langsung, namun beberapa yang lain dapat ditunda belakangan. Manajer sebaiknya tetap memusatkan perhatian pada pekerjaan yang sedang dikerjakan dan menghindari gangguan yang tidak diperkirakan (kecuali bagi hal-hal darurat).

Beberapa manajer memiliki kecendurungan alamiah untuk menciptakan gangguan mereka sendiri. Sebagai contoh, mereka dapat singgah di ruangan karyawan-karyawan lain untuk bersosialisasi. Meskipun sosialisasi selama jam kerja dapat membantu mengurangi stress atau kebosanan, manajer sebaiknya mencoba untuk menyelesaikan pekerjaan dalam jumlah tertentu terlebih dahulu sebelum mengambil istirahat sosial. Dengan cara ini, istirahat tersebut merupakan hadiah dari terselesaikannya beberapa pekerjaan dan bukan hanya sekedar cara untuk berhenti bekerja.

d.        Membuat Tujuan Jangka Pendek

Suatu masalah umu bagi manajer adalah memenuhi tenggat waktu, khususnya pada pekerjaan-pekerjaan penting. Manajer sebaiknya membuat sasaran-sasaran jangka pendek sehingga mereka dapat menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan penting secara bertahap. Sebagai contoh, kita lihat seorang manajer yang diserahi tugas membeli sebuah system komputer baru untuk perusahaan. Manajer tersebut sebaiknya memecah tugas yang diberikan menjadi beberapa tugas yang lebih kecil, seperti misalnya

ü  Mendapatkan seluruh informasi yang relevan dari karyawan –karyawan lainnya mengenai fitur-fitur system komputer yang sebaiknya dimiliki (Tugas A).

ü  Menghubungi perusahaan-perusahaan yang menjual sistem komputer untuk mendapatkan penawaran-penawaran harga (Tugas B), dan

ü  Mengunjungi perusahaan-perusahaan yang telah menggunakan system komputer yang sama untuk memastikan seberapa baik system tersebut bekerja (Tugas C).

Tugas C tidak dapat dilakukan sampai Tugas B selesai dan Tugas B tidak dapat dilakukan sampai Tugas A selesi.

Jika penugasan itu harus selesai dalam waktu 10 minggu, manajer dapat menentukan tujuan untuk menyelesaikan Tugas A selama tiga minggu pertama, Tugas B selama minggu keempat dan kelima, dan Tugas C selama minggu keenam dan ketujuh. Jadwal ini memberikan beberapa minggu tambahan sebelum tenggat waktu yang diberikan untuk berjaga-jaga jika terjadi masalah yang tidak diperkirakan, yang mengakibatkan penyelesaian pekerjaan tersebut membutuhkan waktu lebih lama daripada yang direncanakan.

e.         Mendelegasikan Sebagian Pekerjaan kepada Karyawan

Manajer memiliki waktu yang terbatas untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang diserahkan kepadanya. Jika mereka dapat mendelegasikan sebagian wewenang kepada karyawannya, mereka akan memiliki lebih banyak waktu untuk menjadi kreatif. Dengan melakukan delegasi, manajer bahkan dapat meningkatkan kepuasan kerja dari para karyawannya yang menginginkan tanggung jawab tambahan. Namun, manajer sebaiknya hanya mendelegasikan pekerjaan-pekerjaan yang dapat ditangani oeh karyawan tersebut saja.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

ü  2222lwekrlwkrTingkatan-tingkatan manajemen yaitu manajemen puncak (tingkat atas), manajemen tingkat menengah dan manajemen superviso.

ü  FungsiFFFungsi-fungsi utama manajemen  yaitu merencanakan masa depan (tujuan), mengorganisasikan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan, memimpin para karyawan dengan memberikan instruksi kepada mereka mengenai bagaimana mereka sebagainya menyelesaikan berbagai pekerjaan yang diberikan dan melakukan pengendalian yang meliputi pengawasan dan pengevaluasian pekerjaan-pekerjaan karyawan.

ü  Keahlian-keahlian manajerial terpenting yang dibutuhkan adalah keahlian konseptual, keahlian interpersonal, keahlian teknis dan kehlian mengambil keputusan.

ü  Beberapa panduan-panduan penting dari manajemen waktu yang efektif adalah untuk menyusun prioritas dengan tepat, menjadwalkan interval waktu yang panjang untuk pekerjaan-pekerjaan penting, meminimalisasi gangguan, membuat tujuan-tujuan jangka pendek dan mendelegasikan sebagian pekerjaan kepada karyawan.

DAFTAR PUSTAKA

Madura Jeff.2007. Pengantar Bisnis. Jakarta: Salemba Empat